Actualmente, en la era que conocemos como digital, hay una actividad que destaca como una de las más importantes para cualquier tipo de empresa, ya sea grande, PYME e independientemente del sector en el que actúe. Se trata de la gestión documental, que es un proceso que facilita la organización, planificación, mantenimiento y recuperación del archivo documental de la empresa de manera digital.
No es casualidad que las empresas que cuentan con un control elevado de su información sean más efectivas. Por ello a continuación, exploraremos ocho fases fundamentales que toda empresa debería seguir para realizar una gestión documental óptima.
FASES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
- PLANIFICACION
Como primer paso en este proceso, contamos con la planificación. Se trata de un trabajo administrativo en el que se ha de realizar una revisión y análisis de la documentación empresarial asegurándonos que cumple con ciertos aspectos de contexto legal, técnico y funcional. La finalidad es averiguar qué necesidades documentales tiene la empresa para poder desarrollar la estrategia eficientemente.
Se busca tener una orientación del flujo de trabajo que sirva de guía para el resto de fases: cómo producir, indexar, digitalizar y almacenar la documentación que se desea gestionar.
- PRODUCCIÓN
En la fase de producción se organiza y evalúa toda la información de la empresa, con la finalidad de identificar la documentación que realmente es imprescindible o necesaria y gestionarla de tal forma que consigamos emplear con eficacia los recursos disponibles.
Tras comprobar qué documentos son necesarios, debemos organizarlos por categorías, asignar metadatos, organizarlos por nivel de importancia, analizar qué estructura es más adecuada, y qué medios vamos a utilizar para su tratamiento.
- ORGANIZACIÓN
En esta fase nos debemos dedicar a revisar profundamente la documentación, con la finalidad de tener el archivo organizado y almacenado correctamente. Para ello, debemos tener en cuenta aspectos como a qué departamento corresponde cada grupo de documentos, cuánto tiempo estamos obligados a guardarlo, dónde o cómo queremos almacenarlos, etc.
- DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS O ESCANEADO MASIVO
La digitalización es el proceso mediante el cual convertimos los documentos físicos en archivos digitales. Este paso es clave para mejorar la accesibilidad, reduciendo el uso de papel y permitiendo una gestión documental más eficiente. En este proceso, se utilizan herramientas como el OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) para extraer texto de las imágenes y facilitar su búsqueda y edición además de la introducción de metadatos.
- INDEXACIÓN
La indexación consiste en asignar metadatos y categorías a cada documento digitalizado, permitiendo una búsqueda rápida y efectiva. Se deben establecer criterios específicos para clasificar los documentos de manera estandarizada y homogénea, de modo que cualquier usuario pueda acceder a ellos de manera sencilla. En el lenguaje coloquial es como si asignásemos post-it a los documentos.
6. RECUPERACIÓN Y CONSULTA
En este proceso se establecen mecanismos y reglas de contenido que faciliten la recuperación rápida y eficiente de los documentos almacenados. Se deben emplear sistemas de búsqueda avanzados que permitan localizar documentos por palabras clave, categorías, fechas o cualquier otro criterio establecido en la indexación.
7. CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN
Finalmente, la documentación debe conservarse durante el tiempo necesario, según la normativa legal o las necesidades empresariales. Posteriormente, es necesario aplicar protocolos de expurgo y destrucción certificada de documentos que ya no sean necesarios, garantizando que los datos sensibles sean destruidos de manera irrecuperable.
8. ALMACENAMIENTO Y PROTECCIÓN
Esta fase implica la selección de un sistema de almacenamiento adecuado, ya sea en servidores locales o en la nube. Además, es fundamental garantizar la seguridad de la información, mediante copias de seguridad, cifrado de datos y controles de acceso para proteger los documentos contra accesos no autorizados o pérdidas accidentales.
