© 2024 Docuindexa. Todos los derechos reservados
Digitalización de documentos
Transforma tus documentos físicos al formato del futuro, digitaliza tus documentos y mejora tu gestión documental.
Optimiza tu gestión documental empresarial
¿Qué es la digitalización de documentos?
La digitalización de documentos es la transformación de los documentos de una empresa, sociedad, etc. en archivos digitales.
La digitalización de documentos se presenta como la solución a la agilización del tratamiento de los documentos, búsqueda y acceso a los datos de la empresa. Esto también te permitirá simplificar los flujos de trabajo, así como una gestión documental eficaz y ahorrando los tiempos de gestión manual de la información.
- Mejor gestión de documentos al permitir una búsqueda y categorización mejorada de documentos
- Sistema fácil e intuitivo con el que ahorras tiempos muertos.
Ventajas de la Digitalización de Documentos
Profesionalidad
Mejora la percepción de tu empresa transmitiendo una imagen de modernidad y adaptación a las nuevas tecnologías gracias a la digitalización de documentos.
Toma de Decisiones Más Rápida
Permite gestionar y analizar grandes cantidades de información de la forma más eficiente, debido a que las decisiones serán tomadas con información más precisa.
Mejor Experiencia para Empleados
La adopción de tecnologías digitales hará que los trabajadores se sientan más cómodos y la empresa sea más atractiva para posibles trabajadores.
Digitalización de documentos más eficiente del sector
¿Por qué nuestro servicio de digitalización documental?
Trabajamos con escáneres de producción profesional con velocidades de hasta 300 páginas por minuto, disponemos de software automatizado de tratamiento e indexación de imágenes que nos permiten aplicar tecnologías como el OCR o la inteligencia artificial en todo tipo de categorías documentales para realizar el servicio de manera efectiva y rápida.
- Aumento en la seguridad de tus documentos gracias a cifrado de archivos
- Disponibilidad total de documentos en cualquier lugar y momento que los necesites
Infórmate sobre nuestro servicio de digitalización
Digitalización de facturas
Software que nos permite la digitalización de facturas homologado por la AEAT
Digitalización de historias clínicas
Nos encargados de convertir los archivos en papel de tu clinica al formato digital
Digitalización de expedientes
Transformamos tus archivos en documentos digitales para mejorar tu gestión
Digitalización de archivo histórico
Realizamos la digitalización de la documentación física de tu empresa
Preguntas frecuentes
¿Es lo mismo escanear y digitalizar?
No. Escanear un documento es como hacer una fotografía para poder convertirlo en formato digital. Digitalizar un documento, por el contrario, consiste en convertir esa fotografía en una copia digital exacta del documento original para poder ser editado y usado; el ordenador reconocerá el documento como un texto con partes y no solo una imagen, gracias al uso de tecnologías como el OCR. Nuestro sistema de digitalización de documentos va más allá, y nos permite reconocer y clasificar cada dato del documento.
¿Es lo mismo gestión documental y digitalización de documentos?
No, la digitalización de documentos tan solo se encarga de pasar a formato digital un documento en papel para facilitar su almacenamiento y uso. Sin embargo, la gestión documental incluye más procesos, desde el archivado automático de documentos, creación de reglas por contenido, asignación de metadatos, hasta el envío automatizado de documentos o firma digital de los mismos.
¿La digitalización de documentos implica trabajar el doble?
No, al contrario, es una manera de ahorrar trabajo y tiempo. Con nuestra digitalización, tus documentos quedarán organizados y almacenados de manera automática, haciendo que sea más fácil encontrarlos y trabajar con ellos. No necesitarás a una persona clasificando manualmente cada documento y te permitirá invertir más tiempo y dinero en otras facetas de tu empresa.
¿Cómo se elimina el papel del día a día?
Una vez hayas digitalizado tus documentos, podrás destruir su versión en papel. Gracias a nuestro servicio de destrucción certificada de documentos homologada por la AEAT, podrás eliminar todos los documentos sensibles de tu empresa, siguiendo los estándares de confidencialidad y cumplimiento normativo.
¿Cómo ayuda la digitalización a seleccionar y eliminar nuestros archivos obsoletos?
Gracias a nuestro sistema de digitalización de documentos con OCR e inteligencia artificial, podemos clasificar y organizar los documentos, haciendo más fácil el control de los mismos. De esta manera, es mucho más sencillo diferenciar entre los que aún son útiles y los que están obsoletos y deben ser eliminados.
¿A qué sectores se dirige la digitalización?
La digitalización de documentos puede ser útil en cualquier sector, ya que ayuda a las empresas a modernizarse, aplicando nuevas tecnologías, mientras ahorran tiempo y espacio. Sin embargo, son especialmente útiles en el sector de la hostelería, el sector de logística, sector legal, y sector de la salud y las gestorías y asesorías, ya que, gracias a nuestros servicios de digitalización de facturas y albaranes, podrán tener un control exhaustivo y acceso instantáneo a todas sus compras realizadas y pedidos recibidos, haciendo su día a día más productivo y eficaz.
Beneficios de la Digitalización de Documentos
Acceso Instantáneo a la información
La capacidad de acceder a información de manera rápida y precisa mejora la capacidad de respuesta a las consultas de manera interna y a la vez a la de los clientes, mejorando la experiencia general del cliente y de nuestros proveedores.
Auditoría Simplificada
La capacidad de rastrear y auditar cambios en documentos facilita la conformidad con regulaciones y normativas, proporcionando un historial claro de todas las actividades relacionadas con la documentación.
Integración de Sistemas
La digitalización facilita la integración con otras tecnologías, como sistemas de gestión empresarial (ERP) o herramientas de colaboración, mejorando la eficiencia operativa.