La migración de documentación física a digital es un proceso que cada vez se utiliza más en todo tipo de empresas y organizaciones. La razón radica en las reducciones de espacio, el aumento de la seguridad de los mismos, la rapidez de acceso y la mejor organización y el aumento de eficiencia por parte de los empleados en las reducciones de tiempos administrativos.
La finalidad de este proceso es poder gestionar de manera ágil y eficiente los archivos que previamente eran en formato papel que gracias a la digitalización han sido convertidos finalmente a formato digital, pero no debe reducirse únicamente al escaneo de documentación, pues lleva consigo una serie de actividades que garantizan una serie de ventajas a largo plazo.
¿POR QUÉ ES TAN IMPORTANTE?
Es un hecho que la transformación digital de la empresas a través de la digitalización de documentos ha traído consigo grandes beneficios en el mundo empresarial sin importar el tamaño de la misma En este caso concreto, profundizaremos en tres aspectos clave que aporta la migración de documentación física a digital:
FACILIDAD DE ACCESO, RAPIDEZ EN CONSULTAS Y ORGANIZACIÓN
Es muy común encontrarse en un entorno de trabajo con amplios volúmenes de documentación con difícil acceso. Si tu objetivo es poder encontrar documentación rápidamente, quizá la mejor opción no sea la documentación física, ya que la digital aporta ventajas como:
- Búsquedas ágiles: Digitalmente es sencillo organizar tus documentos por carpetas o etiquetas o metadatos, siendo de esta forma más sencillo realizar una búsqueda por palabras clave, fecha, tipo de proyecto, o cualquier tipo de criterio. Además, la tecnología OCR agiliza mucho más este proceso permitiendo reducir notablemente el tiempo que se le dedica ya que con solo poner filtros de palabras encontramos instantáneamente.
- Acceso remoto: Al estar publicados en la nube o en el servidor físico de tu empresa, permite mayor flexibilidad a la hora de acceder a la documentación. Esto acaba siendo beneficioso por la comodidad de poder acceder desde cualquier ubicación y dispositivo.
AUMENTO DE SEGURIDAD
Al cambiar a formato digital la seguridad es uno de los aspectos que aumentan significativamente. Por muy protegidos que puedan tener las empresas sus documentos físicos, siempre estarán expuestos a amenazas como:
- Desastres naturales: Incendios, inundaciones, etc. (hemos visto recientemente como la dana ha destruido oficinas en Valencia y empresas han perdido toda su documentación)
- Deterioro físico: El paso del tiempo y la humedad puede afectar negativamente al estado de la documentación
- Acceso no autorizado: La documentación robada puede ser robada, perdida o vista por personas no autorizadas con mayor facilidad que la digital.
Sin embargo, la documentación digital tiene diversas formas de protegerse:
- Pueden encriptarse para que solamente puedan acceder personas con las credenciales adecuadas o si un administrador les concede acceso.
- Copias de seguridad automáticas además de copias en espeko y en distintos repositorios.
- Permite tener cierto control sobre quién y cuando ha accedido a los documentos y si éstos han sufrido modificaciones con los logs de actividad.
VENTAJA COMPETITIVA
Realizar este proceso puede marcar la diferencia entre una empresa anticuada que queda atrasada y otra moderna y ágil que se adapta rápidamente a los cambios. Aportando mayor velocidad para la toma de decisiones y también para mejorar la atención al cliente, el paso a los archivos digitales permite a las organizaciones mejorar sus procesos internos, así como la percepción que proveedores y clientes pueden tener sobre la misma, traduciéndose en una ventaja competitiva respecto otras empresas que continúen fieles a la documentación tradicional.
ETAPAS DEL PROCESO DE MIGRACIÓN DE ARCHIVO FÍSICO A DIGITAL
Las etapas para poder llevar a cabo un proceso de migración de archivo físico a digital son las siguientes:
- EVALUACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Para poder comenzar el proceso, es importante revisar exactamente qué documentación es la que finalmente se va a digitalizar. No se suelen digitalizar todos los documentos, ya que pueden resultar duplicados, que no sean realmente útiles, que no exista una necesidad de hacerlo, etc.
De esta forma, nos aseguraremos de poder tomar decisiones acertadas sobre qué documentación emplear.
- PREPARAR LA DOCUMENTACIÓN SELECCIONADA
Sabiendo cuál es la documentación finalmente elegida, a continuación, se debe comprobar que tienen un formato adecuado y que estén libres de elementos que puedan dañar el escáner, como grapas, clips, etc.
- DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Una vez contemos con la documentación preparada, comenzará la etapa de la digitalización de los documentos físicos. Hay diversas formas de digitalizar: desde una digitalización manual con tu propio dispositivo móvil, hasta una digitalización más profesional con escáneres de alta velocidad.
Dependiendo del estado, la cantidad y la importancia que tengan los documentos, será mejor tomar una decisión u otra y, por otro lado, se le deberá dedicar más o menos tiempo.
- INDEXACIÓN
Con la finalidad de contar con un mayor control y organización de estos documentos digitalizados, es esencial establecer un sistema de indexación que permita una recuperación óptima de los documentos utilizando metadatos y palabras clave.
Podemos indexar por temática, por fecha, por nombres o cualquier criterio que la organización vea conveniente.
- ALMACENAMIENTO DIGITAL
Como último paso, cada empresa deberá considerar si almacenar los documentos en servidores locales, en la nube, etc. dependiendo de lo que se precise en cada caso. Además, resulta imprescindible incluir una encriptación y control para garantizar que solamente accede personal autorizado.
ASPECTOS A TENER EN CUENTA
- CUMPLIMIENTO NORMATIVO
Dependiendo del tipo de documentación que se esté digitalizando, se tendrá que tener en mayor o menor medida la ley de protección de datos y la forma en la que se maneja la información. Además, existe la posibilidad de que, tras realizar el proceso de digitalización, la empresa solicite una destrucción certificada de la información.
De hecho, en Docuindexa eliminamos todos los documentos sensibles de tu empresa bajo el estándar de confidencialidad y cumplimiento normativo vigente en la actualidad.
- FORMACION
Este proceso conlleva consigo una exigencia en cuanto a conocimiento y compromiso con la tecnología. Por ello, resulta importante que el personal comprenda el proceso y sean capaces de cumplir con esta actividad individualmente con éxito, con la finalidad de garantizar un acceso eficiente y seguro a los archivos, aumentando la productividad empresarial.
- CALIDAD DEL ESCÁNER Y DE LA TECNOLOGÍA UTILIZADA
Al utilizar escáneres de alta calidad que cuenten con software de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) agilizamos el proceso, pues permite que los documentos sean legibles, editables digitalmente, mejora la accesibilidad, etc. También utilizamos software propio potenciado por inteligencia artificial para conseguir la optimización de los recursos utilizados y los costes más competitivos del mercado.
